São quatro horas da manhã e você é acionado, pela primeira vez, para lidar com seu primeiro incidente. Você sabe que precisa não só de agilidade para resolver o problema, mas de um certo conhecimento para, pelo menos, manter o sistema funcionando até mitigar toda a falha. No mundo da tecnologia, a eficiência é a chave para o sucesso. Você também sabe que em ambientes complexos, onde sistemas interagem e dependem uns dos outros, é crucial ter procedimentos claros e eficazes para lidar com problemas, atualizações e manutenção. É aqui que você se lembra do que pode te ajudar e salvar nessa madrugada, o runbook!

O que é um runbook?

Runbooks são guias ou roteiros detalhados que descrevem passo a passo os processos e procedimentos em uma organização. Esse procedimento serve para garantir que as operações manuais ou automáticas, realizadas por softwares, sejam executadas sempre de maneira padronizada, contendo todas as informações que uma equipe precisa para conduzir tarefas. Esses procedimentos são projetados para lidar com uma variedade de situações, desde a solução de problemas até a execução de tarefas rotineiras. O objetivo principal de um runbook é garantir que as atividades sejam executadas de maneira consistente, segura e eficiente.

Qual a sua importância?

Focado em fornecer instruções detalhadas para lidar com tarefas técnicas específicas em sistemas de TI e infraestrutura, a implementação do runbook é de extrema importância para as operações de uma organização, justamente por ter, não só a redução de erros, mas também a eficiência operacional.

Com relação a redução de erros, ao adotar processos pré-estabelecidos, a probabilidade de falhas humanas é consideravelmente diminuída. A consistência na execução de tarefas com passos pré-definidos contribui para a confiabilidade e estabilidade das operações, além de ser crucial em ambientes onde um deslize pode resultar em consequências graves. 

Já para a eficiência operacional, ao garantir que operações rotineiras e procedimentos de solução de problemas sejam executados de maneira consistente e eficiente, com runbooks, a equipe pode realizar tarefas de forma padronizada, o que aumenta a eficácia das operações diárias. Essa abordagem sistematizada é essencial em ambientes críticos, onde a precisão e a agilidade são indispensáveis.

Além desses dois fatores que citamos, os runbooks também desempenham um papel importante no treinamento de novos membros de equipe, pois, ao oferecer passo a passo, esse tipo de documento facilita o aprendizado e a adaptação, acelerando o processo de familiarização com os procedimentos e protocolos de uma empresa. Em ambientes regulamentados, por exemplo, os runbooks fornecem uma documentação clara e estruturada dos procedimentos, facilitando a verificação e validação por parte de auditores internos e externos, garantindo que a organização esteja em conformidade com os requisitos estabelecidos.

Os tipos de runbooks

Após explicarmos o que são os runbooks e sua importância para uma organização, e entender que eles podem simplificar virtualmente qualquer processo de TI com padronização de etapas, vamos explorar um pouco mais seus exemplos mais comuns:

1. 1. Runbook de recuperação de desastres: fornece diretrizes para lidar com diversos cenários que possam impactar os sistemas de TI.
   2. Runbook de desenvolvimento de sistemas: amplamente empregado, abrange requisitos de instalação e fornece instruções de configurações.
   3. Runbook de procedimentos de rotina: estabelece procedimentos padronizados para tarefas repetitivas, como a execução de backups periódicos e o monitoramento do desempenho dos sistemas.

Dicas para você criar o seu guia

Aqui está algumas dicas para quando você for criar o seu runbook:

Documente tudo

Registre cada etapa do processo de forma clara e concisa. Inclua detalhes importantes, como configurações, comandos e recursos necessários.

Defina contexto e escopo

Cada runbook deve fornecer contexto sobre quando e por que um procedimento deve ser executado. Deve delinear claramente os limites do escopo, indicando em que circunstâncias específicas o runbook é relevante.

Mantenha-os atualizados

À medida que sua operação evolui, revise e atualize seus runbooks regularmente. Certifique-se de refletir as melhores práticas mais recentes e incorporar feedbacks da equipe.

Padronize o formato

Use uma estrutura consciente para todos os runbooks. Isso facilita a leitura e a compreensão, especialmente quando várias pessoas estão envolvidas.

Automatize sempre que possível 

Identifique tarefas repetitivas que podem ser automatizadas. Integre scripts ou ferramentas para acelerar o processo e minimizar erros humanos. 

Colabore em equipe

Incentive a colaboração entre os membros da sua equipe para melhorar os runbooks. Cada pessoa pode trazer insights valiosos para otimizar processos.

Versionamento

Controle o versionamento seguindo padrões que definem pequenos ajustes ou grandes mudanças.

Runbook na sua gestão de incidentes 

Ao integrar runbooks eficazes na gestão de incidentes, uma organização pode melhorar significativamente sua capacidade de resposta a incidentes, minimizando o tempo de inatividade e mitigando impactos negativos nos serviços e operações. Na Elven, além de usarmos runbook quando acontece um incidente em nossas próprias operações, os utilizamos também com a nossa solução de NOC (ou Command Center), uma equipe altamente capacitada para analisar e tratar incidentes em nível 1(N1), que utiliza a execução de runbooks para agilizar o processo, reduzindo a necessidade de escalar os incidentes para níveis mais altos. Essencial para as organizações que precisam de uma gestão de incidentes ágil e eficiente.

Em resumo, os runbooks são uma parte essencial de uma gestão operacional, proporcionando estrutura e consistência em ambientes complexos. Ao investir na criação e manutenção de runbooks eficazes, as organizações podem aprimorar sua capacidade de resposta, minimizar riscos e garantir a continuidade operacional.